We gaan ervan uit dat het om afgesloten archief gaat. Dat kan doordat de scriba en secretarissen inmiddels digitaal werken, of omdat het om archief gaat van een (wijk)gemeente die niet meer als zodanig bestaat.
Zo’n archief kent al een zekere indeling. Een goed begin is om deze indeling niet direct overhoop te gooien. Daar zit een beproefde theorie achter, die we de lezer zullen besparen. Een tweede punt is dat er niet slechts één goede indeling bestaat, omdat elk archief uniek is. Archieven zijn door mensen gevormd, elk met hun eigen opvattingen. En hoe ouder een archief, hoe meer verschillende mensen bij de vorming betrokken zijn geweest, en hoe vaker ook de organisatie van de kerk zelf gewijzigd is.
Maar we kunnen wel een aantal praktische richtlijnen geven, die theoretisch deugen en u op weg kunnen helpen.
Regel 1, de belangrijkste: houd de archieven van de verschillende organen afzonderlijk: de kerkenraad heeft zijn eigen archief, evenals de diaconie, de commissie van beheer of kerkvoogdij, de zendingscommissie, de jeugdverenigingen, enzovoorts. De archieven van ad-hoc commissies met een specifieke taak, zoals een bouwcommissie, een beroepingscommissie, kunnen het beste ingedeeld worden bij het archief van het orgaan dat ze benoemde. Maar ook daarin blijven die archieven of archiefjes als afzonderlijke eenheid gehandhaafd.
Regel 2: maak de indeling van elk van de archieven niet ingewikkelder dan noodzakelijk. Hoe complexer het schema, hoe groter de kans dat u gaat vastlopen.
Regel 3: volg de eventuele opeenvolgende reorganisaties. Een protestants voorbeeld moge dit verduidelijken. Volgens de Dordtse Kerkorde, die in de zeventiende en achttiende eeuw leidend was en in de negentiende eeuw nog door gereformeerden werd gevolgd, konden in een kleine kerk diakenen en ouderlingen samen over alle zaken vergaderen. De ouderlingen bemoeiden zich niet met de financiën, dat lieten ze aan de diakenen over. Bij het groter worden van gemeenten en het aantal te behandelen kwesties gaan de diakenen ook afzonderlijk vergaderen en vormen zo hun eigen archief. De kerkenraad splitst zich in een brede (ouderlingen en diakenen) en een smalle kerkenraad. Beheer van financiën en goederen wordt overgelaten aan een afzonderlijk orgaan, al of niet onder eindverantwoordelijkheid van de kerkenraad. In de tweede helft van de twintigste eeuw gaan grote kerken wijkkerkenraden instellen met een overkoepelende kerkenraad algemene zaken. Zie het voorbeeld in de rubriek 3.1.1.1.1.
Al deze veranderingen moeten zichtbaar zijn in de indeling. Kerkelijke organen vergaderen en leggen de besluiten vast in notulen of besluitenlijsten. Samen met de correspondentie vormen die notulen de eerste hoofdrubriek. Dikwijls wordt die rubriek ‘Stukken van algemene aard’ genoemd. Een wat vreemde term, want zo algemeen zijn ze nu ook weer niet, maar het betekent vooral dat ze niet naar inhoud zijn beschreven. Dat is wel voor de overige stukken, in inventarissen vaak ‘Stukken betreffende bijzondere (of afzonderlijke) onderwerpen’, zoals de lidmatenadministratie, beroepen en aanstellingen van predikanten, en dergelijke. Het gaat dan doorgaans om de uitvoering van specifieke taken of om de voorbereiding en uitvoering van besluiten. Ook hiervoor verwijzen we naar het voorbeeld.