Ook hier beginnen we met een simpele regel: houd het kort. Als een belangstellende wil weten wat er in een stuk staat, moet zij of hij het stuk of register zelf maar komen inzien. Maar: maak wel duidelijk wat de belangstellende kan verwachten. Beschrijf zoveel mogelijk grotere eenheden, niet elk document apart.
Opnieuw het voorbeeld van de kerkenraad:
• Notulen van de brede en smalle kerkenraad vergaderingen, 1891-1953. 14 delen.
In 1954 gaat de smalle kerkenraad afzonderlijk notuleren (afzonderlijk vergaderen deden ze, alleen de verslaglegging werd tot en met 1953 gedaan in het zelfde notulenboek):
• Notulen van de brede kerkenraad, 1954-1968. 5 delen
• Notulen van de smalle kerkenraad, 1954-1968. 1 deel.
Correspondentie op eenzelfde manier:
• Ingekomen stukken bij de kerkenraad, 1921-1968. 6 pakken.
Meestal zijn de stukken chronologisch geordend, maar het komt voor dat een bepaalde scriba de brieven op afzender begon te rangschikken. Het is beter dat zo te laten. Herordenen kost veel tijd. In een NB kunt u vermelden dat gedurende een periode de ordening afwijkt.
Het is vervolgens verstandig de series verder onder te verdelen, bijvoorbeeld de notulen van de kerkenraad als volgt:
Notulen van de brede kerkenraad, 1921-1968. 6 delen
• –, 1921-1928
• –, 1929-1933
• Enz.
Verder is het een goed gebruik om de bestanddelen te nummeren. Dat kan per doos, maar beter nog per deel, register of map. Als het archief echt is afgesloten, is het mogelijk een definitieve, doorlopende nummering aan te brengen. Komen er mogelijk nog aanvullingen, houd daarmee dan rekening.
Voor voorbeelden van een goede structuur met uitgewerkte beschrijvingen zie C15.