De beschrijvingen kunnen het beste met de programma’s Word of Excel gemaakt worden. Word heeft het voordeel dat het goed met verschillende teksten kan omgaan, ook langere, en dat er een mooie lay-out aan het geheel gegeven kan worden. Excel heeft het voordeel dat er goed gesorteerd kan worden. Een database programma, zoals MS Access biedt beide mogelijkheden – en zelfs meer – maar vergt wel wat meer ICT kennis.
Het voordeel van het werken in een Excel-model is dat het zo geïmporteerd kan worden in een collectiebeheersysteem bij een archiefdienst, als het archief daar in bewaring wordt gegeven.
Een voorbeeld van een model in de bijlage.