Hard- en software is voortdurend aan verandering onderhevig. Om bestanden ook voor de langere termijn leesbaar te houden is het gebruik van gangbare software, zoals Microsoft 365, aan te bevelen. Deze software krijgt regelmatig updates en de bijbehorende bestandsformaten (o.a. .doc/.docx en xls/xlsx) worden breed ondersteund. Volledig open bestandsformaten, zoals ODT en PDF zijn eveneens prima alternatieven. Zie hiervoor Welke bestandsformaten zijn geschikt? 


Worden digitale bestanden ontvangen in een weinig gangbaar of niet meer ondersteund bestandsformaat, dan is het noodzakelijk deze indien mogelijk om te zetten naar een geschikt (open) formaat als PDF. Dit omzetten van het ene bestandsformaat naar het andere bestandsformaat wordt converteren genoemd.


Zorg er dus voor dat binnen de kerkelijke gemeente of parochie kerkenraad, commissies etc. zo veel mogelijk dezelfde algemeen gangbare software gebruiken of in ieder geval documenten in hetzelfde bestandsformaat opslaan. Het gebruik van minder gangbare of specifieke software van onbekendere leveranciers wordt afgeraden.


Natuurlijk zal het voorkomen dat het oorspronkelijke bestandsformaat bewaard moet blijven, zij het wellicht voor een kortere termijn. Bijvoorbeeld spreadsheets waarvan de functionaliteit nog nodig is om nieuwe berekeningen te kunnen maken, of databases waaraan nog steeds nieuwe gegevens worden toegevoegd en bestaande gegevens gewijzigd moeten kunnen worden. In die gevallen is het noodzakelijk dat de oorspronkelijke software beschikbaar is en zal zo nu en dan een migratie naar een nieuwere versie plaats moeten vinden.


Uit het oog, uit het hart, is een oud gezegde. Op den duur raken documenten vergeten; ze worden niet meer regelmatig geraadpleegd en blijven alleen nog bewaard omdat ze misschien ooit voor historisch onderzoek nuttig kunnen zijn. Ook die bestanden moeten onderhouden worden, dat wil zeggen regelmatig beoordeeld of ze nog wel leesbaar zijn. Een jaarlijkse controle op het archief is geen overbodige luxe. Papieren archieven die jarenlang vergeten in een kast of kelder zijn blijven liggen, kunnen zijn aangetast door vocht en schimmel; digitale archieven kennen andere bedreigingen, zeker als ze na verloop van tijd van de server gehaald zijn om kosten te besparen en op externe dragers zijn gezet waarnaar niemand meer omkeek.