Hard- en software is voortdurend aan verandering onderhevig. Om bestanden ook voor de langere termijn leesbaar te houden is het gebruik van gangbare software, zoals Microsoft 365, aan te bevelen. Deze software krijgt regelmatig updates en de bijbehorende bestandsformaten (o.a. .doc/.docx en xls/xlsx) worden breed ondersteund. Volledig open bestandsformaten, zoals ODT en PDF zijn eveneens prima alternatieven. Zie hiervoor Welke bestandsformaten zijn geschikt?
Worden digitale bestanden ontvangen in een weinig gangbaar of niet meer ondersteund bestandsformaat, dan is het noodzakelijk deze indien mogelijk om te zetten naar een geschikt (open) formaat als PDF. Dit omzetten van het ene bestandsformaat naar het andere bestandsformaat wordt converteren genoemd.
Zorg er dus voor dat binnen de kerkelijke gemeente of parochie kerkenraad, commissies etc. zo veel mogelijk dezelfde algemeen gangbare software gebruiken of in ieder geval documenten in hetzelfde bestandsformaat opslaan. Het gebruik van minder gangbare of specifieke software van onbekendere leveranciers wordt afgeraden.