De back-up methode hangt af van waar de originele bestanden worden bewaard. Er zijn drie opties:


  1. Bewaar je de documenten niet in de cloud, maar alleen op fysieke drager zoals een (externe) harde schijf, dan zul je elke keer wanneer je iets aanpast dit ook moeten verwerken in een back-up. Liefst meteen en anders zo snel mogelijk. In principe is de back-up niet meer dan een reserve-kopie van het origineel. Bij kerkelijke archieven met hoofdzakelijk Office-documenten, PDF's en eventueel audiovisueel materiaal kan men dit handmatig doen of wellicht gebruik maken van de mogelijkheden voor back-up van het besturingssysteem (meestal Windows of IOS bij Apple).

  2. Werkt de kerk met een documentmanagementsysteem (DMS), dan worden de documenten vaak opgeslagen in de servers van het bedrijf dat dit systeem beheert. Welk DMS-systeem een kerk moet kiezen, kunnen we niet voorschrijven. Er zijn online websites beschikbaar die kunnen helpen met het vinden van een geschikt systeem. Bijvoorbeeld via https://www.dmswijzer.nl . Voor hun eigen systeem zal het bedrijf wel back-ups maken, maar dit is niet altijd hetzelfde als een goede archivering van de documenten. Wil je voor archivering of voor de zekerheid een reservekopie hebben van het archief, dan moet je soms wat meer moeite doen om dit voor elkaar te krijgen. Het is niet altijd eenvoudig om de stukken uit het systeem te halen en op een andere manier op te slaan dan via het systeem. Per systeem zal gekeken moeten worden naar de mogelijkheden om stukken te exporteren uit het systeem. Idealiter houdt men daar bij aanschaf van een dergelijk systeem al rekening mee.

  3. Bewaar je de documenten via een online dienst, dan worden back-ups meestal vanzelf gemaakt door het betreffende bedrijf. Het is echter niet zo dat er dan automatisch ook versiebeheer op de documenten mogelijk is. Als dit wel gewenst is, is het zaak om een systeem te kiezen dat een versiebeheer-module heeft. Ook hier kan het soms wel eens prettig zijn om ook zelf de stukken te bezitten via een reservekopie. Dit is afhankelijk van de dienst die je gebruikt en van service die geleverd wordt. Bij Google Drive, i-cloud of OneDrive kan het, vanwege de afhankelijkheid van de nukken van megabedrijven, handig zijn om stukken ook te downloaden op een harde schijf.