Na verloop van tijd neemt de hoeveelheid archiefmateriaal van een kerkelijke gemeente aanzienlijk toe. Hoe weet je wat er wel en wat niet bewaard hoeft te worden? En wat mag en kan dan wanneer worden weggegooid? Dit zijn vragen die vaak opkomen bij een eerste blik op de hoeveelheid papieren archiefmateriaal. Maar dit geldt zeker ook voor digitale bestanden. Daarom volgt hier een denkrichting voor het maken van de juiste keuzes. Deze geldt zowel voor papieren archieven als voor digitale gegevensverzamelingen.
Argumenten voor bewaring
Er zijn drie redenen waarom we kerkelijk archiefmateriaal bewaren.
- Ten eerste zijn er archivalia die bewaard moeten worden omdat een andere instantie dat van een kerk verwacht. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de eisen van de Belastingdienst om het financiële handelen van de organisatie achteraf te kunnen toelichten. Zo moet de boekhouding in grote lijnen bewaard worden tot en met zeven jaar na vaststelling van de jaarrekening.
- Een tweede reden voor bewaren is dat hiermee rechten en plichten van de organisatie kunnen worden aangetoond. Dit geldt bijvoorbeeld voor de rechten op het kerkgebouw en andere eigendommen, maar ook voor rechten en plichten die een kerkelijke gemeente als werkgever heeft.
- De derde reden voor bewaring is het historisch belang. Met het oog op toekomstig onderzoek en geschiedschrijving is het wenselijk om bepaalde bronnen te bewaren voor het nageslacht. Zie [link naar A1/F1 volgt]
Hoe maak je de juiste keuze?
Dat is best lastig en voelt voor veel mensen als een lastige keuze. In de praktijk merken we vaak dat het persoonlijk gevoel de overhand kan krijgen, zonder dat hierbij geprobeerd wordt een subjectieve keuze te verantwoorden. Daarom is aan een groep vakmensen uit de archiefsector gevraagd om een overzicht van te bewaren en te vernietigen documenten op te stellen. In de archiefsector wordt dit ook wel een ‘selectielijst’ genoemd.
In deze selectielijst is zoveel mogelijk rekening gehouden met eisen voor bijvoorbeeld verantwoordingsdoeleinden. Ook is er rekening gehouden met het belang van het goed functioneren van de organisatie en de historische insteek voor latere geschiedschrijving.
Deze selectielijst is als bijlage aan dit artikel toegevoegd. Deze selectielijst is een richtlijn van de Protestantse Kerk in Nederland, maar is ook goed bruikbaar voor andere protestantse kerken of plaatselijke gemeenten die niet tot de PKN behoren.
In de selectielijst worden de diverse rubrieken uitgewerkt. Neem contact op met een archiefadviseur als het moeilijk is op detailniveau een keuze te maken. En bij twijfel: bewaar het betreffende materiaal totdat er wellicht nieuwe inzichten ontstaan.