Het ontvangen en sturen van e-mails is in de kerkelijke praktijk gemeengoed. Belangrijke e-mails dienen dan ook bewaard te worden. E-mailprogramma’s als Gmail en Outlook bieden geen goede functionaliteit om e-mails langdurig te bewaren. Daarnaast is het veel praktischer om e-mails te bewaren in hetzelfde digitale archief als de overige te bewaren documenten. Dat betekent dat belangrijke e-mails buiten zo’n email-programma dienen te worden opgeslagen.
Exporteren
Daartoe is het nodig e-mails te exporteren naar de digitale mappen waarin het digitale archief wordt beheerd. In Gmail, Microsoft Outlook en Microsoft 365 kunnen e-mails gedownload worden en vervolgens opgeslagen in MSG-bestandsformaat. In Microsoft 365 kan het digitale archief inclusief e-mails in Teams worden ingericht. Onder de knop Bestanden kan eenvoudig een mappenstructuur worden opgezet. Wel blijft het aan te bevelen regelmatig zelf een back-up te maken. Zie Hoe maken we een back-up?
De mogelijkheid om e-mails op te slaan als PDF kan handig zijn bij het samenstellen van een vergadermap. Voor langdurig archiveren is dit niet aan te bevelen, omdat daarmee kenmerken van e-mails verloren gaan. Exporteer langdurig te bewaren e-mails daarom altijd naar de bestandsformaten MSG (of EML).
E-mails kunnen bijlagen bevatten. Als ze in een duurzaam of standaard bestandsformaat (zoals PDF, docx of xlsx, zie Welke bestandsformaten zijn geschikt?) zijn, kunnen ze gewoon in de e-mail blijven zitten. Soms is er echter sprake van een niet-duurzaam bestandsformaat. Is dit zo, sla dan deze bijlagen apart van de e-mail op in een duurzaam formaat. Laat duidelijk het verband tussen het mailbericht en de bijlage blijken door dit helder weer te geven in de bestandsnaam. Plaats de e-mail met de bijlagen apart in dezelfde map in het digitale archief.
Selectie
Mailboxen met zowel inkomende als uitgaande berichten kunnen snel in omvang toenemen. Dat maakt een mailbox veelal onoverzichtelijk. E-mails die nodig zijn kunnen wel gevonden worden door te zoeken in alle e-mailberichten en -mappen. Geadviseerd wordt om als er veel mailverkeer is, minimaal twee keer per jaar selectie toe te passen door te beoordelen welke e-mails voor langere tijd duurzaam bewaard moeten worden. Gooi onbelangrijke e-mails weg en voeg te bewaren e-mails toe aan de digitale mappenstructuur. Door dit consequent te doen, blijft de mailbox overzichtelijk.
Het is mogelijk om volledige mailboxen te exporteren en pas daarna e-mailberichten eventueel te selecteren. De bestandsformaten waarin mailboxen geëxporteerd dienen te worden zijn MBOX of PST. Het geëxporteerde bestand is vervolgens in een ander (eigen) e-mailprogramma te openen. Op internet is genoeg informatie te vinden om dit zelf uit te voeren of raadpleeg iemand die hier handigheid in heeft.
Functionele mailboxen
Het gebruik van persoonlijke mailboxen voor functionarissen binnen de kerkelijke gemeente of parochie wordt afgeraden. Dat voorkomt dat functionarissen ook nadat hun termijn er op zit nog (vertrouwelijke) e-mails ontvangen, die niet meer voor hen bestemd zijn. Geadviseerd wordt functionele mailboxen te gebruiken, zoals scriba@kerk.nl. Dat vereenvoudigt ook het overdragen van mailboxen aan opvolgers.
In principe is de secretaris of scriba van het kerkbestuur of van commissies degene die verantwoordelijk is voor het beheren van de mailbox. Ook is deze de aangewezen persoon voor het selecteren en duurzaam bewaren van e-mails. De laatste taak kan in samenspraak met de kerkelijk archiefbeheerder (indien aanwezig) worden uitgevoerd.