Bij administratie en archiefvorming moet je rekening houden met de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze Europese verordening vraagt voor de “verwerking”, dus onder meer voor de vastlegging van persoonsgegevens een grondslag in de wet. Is die er voor kerken en andere religieuze organisaties? Het antwoord is ja. Allereerst in de noodzaak van de geestelijke verzorging van de leden (art. 27 Uitvoeringswet AVG). Daarnaast kan elke organisatie gerechtvaardigde belangen hebben voor archivering van persoonsgegevens, die afgewogen moeten worden tegen de belangen van betrokkenen (art. 6 lid 1f AVG).
De AVG staat “verdere verwerking” toe als deze verenigbaar is met de oorspronkelijke doeleinden waarvoor de persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld. Hiertoe rekent de AVG archivering in het algemeen belang en wetenschappelijk of historisch onderzoek (zie o.a. art. 5 lid 1 onder e, art. 9 lid 2 onder j, art. 89 AVG en Overweging 50). De AVG erkent een goed functionerend geheugen als een algemeen belang. Zonder archief geen geheugen.
Als een kerk een grondslag heeft voor de verwerking van persoonsgegevens, mag ze die ook in haar archief bewaren. Wel onder voorwaarden, o.a. minimale gegevensverwerking. Zij moet ook de privacybescherming garanderen en waarborgen dat deze gegevens alleen voor historisch en wetenschappelijk onderzoek worden gebruikt.
Een kerk mag haar ledenadministratie bewaren om te kunnen reconstrueren wanneer haar pastorale verantwoordelijkheid begon en wanneer die is geëindigd.
Kerken zijn verplicht om hun archief geregeld op te schonen. Zoals de overheid hiervoor selectielijsten hanteert, zo verstrekken kerkelijke instanties adviezen. Hierin staan goede richtlijnen om een kerkelijk archief op te bouwen dat in de toekomst de moeite waard is. Het is belangrijk zowel met het archief als met privacy zorgvuldig om te gaan, maar in principe vraagt de AVG van organisaties niet hun eigen verleden te vernietigen.