In de kerken zullen na 1995 documenten steeds meer digitaal zijn aangemaakt en na 2000 zal er meer en meer digitaal zijn gecorrespondeerd. Het is logisch dat die omslag ook in het archief terug te zien is. Wie met terugwerkende kracht papieren archieven wil digitaliseren, moet goed nadenken over scankwaliteit en bestandsnaamgeving. Het is zeer de vraag of dit alles de investering waard is, aangezien archieven niet vaak worden geraadpleegd. Wie het wil doen om ruimte te besparen, kan overwegen om het archief bij een archiefinstelling in bewaring te geven.
We adviseren niet massaal e-mails te printen of veel documenten alsnog te scannen, dus niet met terugwerkende kracht allerlei zaken fysiek of juist digitaal te maken. Wel is het goed om een concrete datum te kiezen vanaf wanneer het archief verder digitaal wordt aangemaakt. Eventueel kan per werkgroep, commissie e.d. een specifieke datum gekozen worden. Rond de gekozen datum wordt het papieren archief ‘afgehecht’ en het digitale archief gestart. Het werkt het beste om deze ‘knip’ zo consequent mogelijk door te voeren.
Mensen die later het archief raadplegen moeten weten hoe het archief is opgebouwd en welke keuzes daarbij zijn gemaakt. Het is goed dit vast te leggen. In het document daarover horen ook gegevens thuis als het startmoment van digitaal archiveren en details over welke documenten waar worden opgeslagen.