In de kerken zullen na 1995 documenten steeds meer digitaal zijn aangemaakt en na 2000 zal er meer en meer digitaal zijn gecorrespondeerd. Het advies is om op een afgesproken datum, eventueel met terugwerkende kracht, te starten met archiveren van digitale Word-bestanden en liever – want minder makkelijk muteerbaar – PDF-bestanden e.d. en het digitaal in het archief opnemen van e-mails.
Vóór dat moment zijn de papieren originelen dan leidend, en vanaf het moment van digitaal archiveren zijn de digitale bestanden dus de archiefexemplaren. Geprinte en/of gekopieerde documenten kunnen dan vernietigd worden. Het digitale exemplaar is immers leidend.
Wanneer er met de hand getekende geprinte notulen aanwezig zijn, kunnen de originele Word-bestanden hiervan niet gelden als vervanging. Zie ook Zijn er documenten die beter in papieren vorm bewaard kunnen blijven?
Leg in een document bij het archief vast hoe het archief is opgebouwd en vanaf wanneer er digitaal wordt gearchiveerd. Dan is voor toekomstige gebruikers helder welke keuzes zijn gemaakt en hoe het archief is opgebouwd.