Een kerkenraad, een commissie van beheer, een diaconie of een college van kerkrentmeesters moet diverse typen documenten ondertekenen en ontvangt getekende documenten.
In toenemende mate worden documenten digitaal ondertekend. Kan aan deze digitaal ondertekende documenten evenveel rechtskracht worden ontleend als aan documenten die ‘nat’ ondertekend zijn?
Veel overeenkomsten die ondertekend worden, zijn naar hun aard ‘vormvrij’. Dit betekent onder meer dat de ondertekenaars niet gehouden zijn aan het gebruik van een bepaald type handtekening. Wat nodig is, is afhankelijk van de situatie.
Stel dat een gemeentelid een zelfgemaakte quilt met een bijbels tafereel schenkt. De quilt wordt bij de kerk afgegeven en vooraf ontvangt u daarover een e-mail. Het gemeentelid vraagt om een antwoord en daarmee is de schenking een feit. In zo’n situatie is uw e-mailhandtekening voldoende.
Heel anders ligt dit bij de koop van de pastorie of bij de schenking van een nalatenschap. Dit zijn gebeurtenissen waarvoor de wet een ondertekend document voorschrijft.
De wet zegt dat de kracht van het schriftelijk bewijs gelegen is in de oorspronkelijke akte (art. 160 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering). Jurisprudentie lijkt dit tot nog toe te bevestigen. Partijen doen er daarom goed aan om het oorspronkelijke document, wanneer sprake is van akten waarvoor vormvereisten gelden, te bewaren.
Deze regel geldt temeer in situaties waarin gescande documenten naar elkaar gemaild worden. In dergelijke situaties moet ofwel de akte fysiek ondertekend worden ofwel de overeenkomst digitaal ondertekend worden overeenkomstig alle richtlijnen uit de eIDAS-verordening (zie Wat wordt verstaan onder een digitale handtekening en wat kan een kerk hiermee?). Het gebruik van tussenvormen is in deze situaties vragen om bewijsrechtelijke problemen. Aangezien voor de vereiste typen elektronische handtekening dure software nodig is, wat voor kerken niet haalbaar is, is bewaren in papieren vorm de enige optie.
Is het nodig en zinvol notulen na vaststelling te blijven tekenen? Heeft het meerwaarde een digitale handtekening (type 1, zie Wat wordt verstaan onder een digitale handtekening en wat kan een kerk hiermee?). onder een document te plakken, alvorens dit als PDF op te slaan? De bewijskracht van wat in notulen staat is afhankelijk van de status. Zijn ze vastgesteld of gaat het nog om een concept? Je moet kunnen aantonen dat de notulen zijn vastgesteld. Dan is het afdoende om de vastgestelde notulen op te slaan in PDF-bestandsformaat en de vaststelling te notuleren in het volgende verslag.