Er zijn drie soorten elektronische handtekeningen, volgens Europees recht (de eIDAS-verordening) en het Nederlandse recht (artikel 3:15a Burgerlijk Wetboek).
1. De ‘gewone’ elektronische handtekening, oftewel de getypte handtekening onderaan een e-mail of een scan of een foto van een papieren handtekening.
2. De geavanceerde elektronische handtekening. Een dergelijke handtekening moet op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden zijn en moet tot stand komen met behulp van gegevens die de ondertekenaar onder zijn controle kan gebruiken.
3. De gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze moet worden aangemaakt met een gekwalificeerd middel, gebaseerd op een kwaliteitscertificaat. Dit moet afgegeven zijn door een vertrouwensdienst, die voldoet aan allerlei eisen (bijlage 1 van de eIDAS-verordening).
De keuze voor een van deze opties wordt bepaald door overwegingen van procesmatige, technische en juridische aard.
Zo moeten de vragen beantwoord worden hoe het huidige ondertekeningsproces ingedeeld is, wie tekeningsbevoegd is, hoe, waar en door wie ondertekende documenten worden opgeslagen. Bovendien of ondertekening op elektronische wijze is toegestaan, of ondertekening wettelijk vereist is en of er kerkrechtelijke wetgeving op van toepassing is.
Kortweg geldt hiervoor dat in de kerkelijke context niets het gebruik van de elektronische handtekening in de weg staat, behalve dat aan de opties 2 en 3 fikse kosten voor software zijn verbonden. Wat betreft optie 1, deze kan heel goed ingezet worden, maar ze voldoet niet voor langjarige contracten en akten met betrekking tot koop en restauratie. Zie Welke documenten kun je beter met de hand blijven tekenen? en Zijn er documenten die beter in papieren vorm bewaard kunnen blijven? In die gevallen kan een notaris u helpen bij het digitaal ondertekenen, als de ondertekening niet fysiek plaats vindt.