Geef zowel de mappen, submappen als de documenten betekenisvolle namen. Duidelijke bestandsnamen zorgen ervoor dat documenten makkelijker terug te vinden zijn. Samen met een mappenstructuur is dit bij digitale informatie het enige directe houvast voor de context van documenten.
Benaming van mappen en bestanden
- gebruik mapnamen van maximaal éénendertig karakters.
- gebruik de volgende karakters: 0-9, a-z, A-Z, _
- gebruik de volgende karakters NIET: punt, \ / : * ? " < > | ! % & ‘ - ; = ( ), diakritische tekens, zoals ë
Het bovenstaande geldt ook voor bestandsnamen. Voorbeelden van soorten documenten/bestanden zijn: rapport, memo, agenda, notulen, offerte, contract, afbeelding, publicatie, lijst, factuur.
Aanvullend:
- kies een vaste volgorde voor de opbouw van de naam en noteer ook de datum volgens een stramien: JJJJMMDD, dus 20221209 voor 9 december 2022. Bijvoorbeeld: Notulen_kerkenraad_20221209; de underscores (_) tussen woorden zijn niet verplicht
- geef eventuele versies aan, zodat eventuele conceptversies eenvoudig te verwijderen zijn. Gebruik voor een eindversie de letters: _DEF in de naam. Bijv.: Jaarverslag_2021_DEF
- In de opbouw van bestandsnamen zijn er twee opties: de ene is te beginnen met de naam van het document en hieraan de datum toe te voegen, zoals in de voorbeelden hierboven, de andere is te beginnen met de ‘datumstring’, dus: 20221209_Notulen_kerkenraad. Maak een goede afweging en voer die consequent door in de bijbehorende mappen, submappen en bestanden.
Film, foto, geluid
Als het archief film, foto’s en/of geluidsdocumenten bevat, moeten deze voorzien worden van extra gegevens, zogenaamde metagegevens. De kern hoort in de bestandsnaam thuis. Omdat het tijdrovend kan zijn om van films en geluidsdocumenten te bepalen waar ze precies betrekking op hebben, is het handig een lijst te maken waarin per item (of per serie) beschreven is wat er te zien of te horen is. Denk aan titel, datering en trefwoorden over de inhoud.