Om de documenten ook in de toekomst nog te kunnen lezen, moeten bestandsformaten gebruikt worden die makkelijk omgezet kunnen worden naar andere formaten. Dan zijn ze geschikt voor archivering.
In het meest ideale geval zijn de bestanden al bij het maken opgeslagen in zo’n duurzaam formaat. Kenmerken hiervan zijn: identificeerbaar, valideerbaar, gedocumenteerd, veelgebruikt, goed ondersteund en bij voorkeur open.
De aard van het document kan maken dat aangetoond moet kunnen worden dat het op een bepaald moment is vastgelegd en hierna niet meer is gewijzigd. Na de vaststelling van dergelijke documenten, zoals notulen, is het goed om ze op te slaan in PDF.
Geschikte standaard bestandsformaten voor tekstdocumenten zijn PDF/A, doc/docx, ODF en xls/xlsx. Voor foto’s is TIFF, JP(E)G en PNG en voor Audio is WAV een geschikt formaat.