Het kerkblad is, evenals nieuwsbrieven, een goede weergave van het dagelijkse leven binnen de gemeente. Vaak staan er berichten in over activiteiten die binnen de gemeente worden georganiseerd, die niet altijd in de notulen van de kerkenraad of andere commissies worden vastgelegd. Het is dus een mooie aanvulling op het archief.
Soms staan er echter ook vertrouwelijke gegevens over gemeenteleden in. Denk bijvoorbeeld aan zieken die genoemd worden. Dat betekent niet dat de kerkbladen dan niet bewaard mogen blijven. Wel dat er zorgvuldig mee omgegaan moet worden, door de openbaarheid ervan te beperken. Zie hiervoor Wie mag toegang krijgen tot het archief? en Welke voorwaarden mag je stellen aan toegang tot het archief?
Omdat kerkbladen door ieder gemeentelid worden ontvangen, is niet altijd duidelijk wie het kerkblad bewaart voor het archief. Dit kan worden ondervangen door een extra exemplaar te drukken voor het archief of een PDF ervan op te slaan. De kerkbladen kunnen als ‘publicaties’ of ‘documentatie’ aan het archief worden toegevoegd. Maak afspraken over wie dit doet en waar ze worden bewaard.