Papieren informatie kan het beste worden bewaard in een droge ruimte, waar de risico’s op alle mogelijke gevaren van buitenaf geminimaliseerd zijn.
Er kan van alles gebeuren: instorting van ruimten eronder, erboven of ernaast, wateroverlast, brand, inbraak, te hoge of te lage temperatuur, ultraviolet licht, schimmel en schade aangebracht door knaagdieren, insecten en micro-organismen.
Ook moet de kast of ruimte goed afgesloten kunnen worden als bescherming tegen niet-toegestane raadpleging.
De veiligste plek is de zogeheten archiefbewaarplaats onder beheer van een archiefdienst. Een dergelijk depot moet aan allerlei wettelijk voorgeschreven bewaaromstandigheden en veiligheidsgaranties voldoen.