Digitale documenten zijn kwetsbaar. Je kunt ze makkelijk kwijtraken doordat je niet meer weet waar ze stonden. Ze kunnen per ongeluk worden gewist. Ze kunnen worden aangetast door een virus of malware. Daarnaast is het zo dat in een kerk vaak meerdere mensen digitale documenten produceren die moeten worden bewaard. Hierdoor is versnippering van het archief een reëel gevaar. Voor een goed beheer van digitale documenten is het noodzakelijk dat deze centraal worden opgeslagen en bewaard. Hoe doe je dat?
De eenvoudigste manier is door één persoon verantwoordelijk te maken voor het verzamelen en bewaren van de digitale stukken. De meest voor de hand liggende persoon is de scriba of secretaris. Maak hier afspraken over.
De verantwoordelijke persoon verzamelt jaarlijks alle belangrijke stukken en draagt die over aan de archivaris. Dit gaat volgens een vastgesteld protocol waarin staat wie, wanneer welke stukken en in welk formaat overdraagt.