Een opslaglocatie buiten een archiefdienst wordt wel een ‘archiefruimte’ genoemd. Hier wordt zowel te bewaren als het op termijn te vernietigen archief opgeslagen. Ook bij de overheid zijn er dergelijke archiefruimtes, voor tijdelijke bewaring. Deze moeten al aan heel wat criteria voldoen:
- Verhoogde vloer erin en waterafvoerende goot buiten
- Zichtbaar gemarkeerde brandblussers (geen poeder- of schuimblussers)
- In de archiefruimte staan geen materialen en apparaten die brandgevaar kunnen veroorzaken
- Er lopen geen waterleidingen door de archiefruimte dan alleen die noodzakelijk zijn voor de brandwerende middelen
- Er hangen rookmelders
- Er is een rookverbod
- Er is sprake van een niet-vrije toegang (autorisatie) tot de archiefruimte
- Er zijn geen materialen of apparaten die insecten, knaagdieren of micro-organismen aantrekken aanwezig
- Er bevinden zich geen ramen in de archiefruimte
Er is geen denken aan dat dit allemaal haalbaar is voor een kerkelijke opslaglocatie. Deze criteria geven wel handvaten voor wat een meer of minder geschikte plek zou zijn. Ze zetten eveneens aan het denken over de meerwaarde van een depot bij een archiefdienst boven eigen beheer.