Er kunnen verschillende oorzaken zijn waardoor bestanden niet meer te openen zijn. Het bestand kan op de één of andere manier beschadigd zijn geraakt of documenten kunnen in het verleden zijn opgeslagen in een bestandsformaat dat met de meest recente software die op de computer staat niet meer leesbaar is.
Bepaal indien mogelijk aan de hand van de bestandsnamen of de betreffende documenten en bestanden nog wel bewaard moeten worden. Zo kunnen financiële stukken in veel gevallen na zeven jaar vernietigd worden. Als bestanden wel voor langdurige bewaring in aanmerking komen of als het niet bekend is welke informatie de bestanden bevatten, zijn er diverse hulpmiddelen om de informatie toch leesbaar te krijgen, afhankelijk van het bestandsformaat of de voor opslag gebruikte software. Informeer daarvoor bij een ICT’er in de kerk of bij een computerzaak. Bij tekstbestanden kennen Microsoft Word en Microsoft 365 mogelijkheden om beschadigde bestanden te herstellen of oudere bestandsformaten leesbaar te krijgen.
Wanneer alle beschikbare opties gebruikt zijn om de bestanden toch leesbaar te krijgen en deze toch niet meer te openen zijn, kunnen de bestanden alsnog vernietigd worden. Leg wel schriftelijk vast welke bestanden vernietigd zijn. Noteer de bestandsnamen en omschrijf indien bekend welke informatie de bestanden globaal bevat. Vraag vooraf schriftelijk toestemming aan het (kerk)bestuur om bestanden te vernietigen. Leg tot slot de datum vast waarop de bestanden vernietigd zijn. Zie ook Wat moet er na verloop van tijd worden vernietigd? en Hoe digitale documenten verantwoord vernietigen?