Handboek kerkelijk informatiebeheer

Manier 1: op fysieke dragers zoals CD-ROMs/DVD's, USB-sticks of harde schijven. 

Deze manier kent een aantal bezwaren:

• De afspeelmogelijkheden van zo’n drager zijn nogal tijdgebonden. CD’s en dergelijke zijn nu al niet meer af te spelen op moderne laptops.
• Bij beschadiging of kwijtraken van de fysieke drager is de informatie niet meer toegankelijk.
• De informatie kan meestal niet op meerdere platforms zoals PC, mobiele telefoon of tablet worden geraadpleegd, omdat lang niet elk apparaat een geschikte afspeelmogelijkheid hiervoor heeft.
• Meerdere mensen kunnen niet gelijktijdig gebruik maken van een drager en tegelijk ergens aan werken.
• Fysieke dragers nemen plaats in en zijn als zodanig aan een locatie gebonden zijn al is dat veel minder het geval dan bij papieren archieven. 

Voordelen:

• Niet afhankelijk van internet om de informatie te raadplegen
• Het beheer van de toegankelijkheid van de informatie is relatief eenvoudig

Wanneer je gebruik zou maken van het bewaren op fysieke dragers dan moet je op zijn minst zorgen voor:

• Een actuele back-up op een andere fysieke bewaarplaats plaats dan het origineel. Dus niet in hetzelfde pand.
• Een drager die voldoet aan de eisen van de tijd.
• Een regelmatig controle of de dragers het nog doen en dat er zich geen beschadigingen o.i.d. hebben voorgedaan.

Manier 2: opslag op online servers

Bij opslag in de cloud, zoals deze manier ook wel genoemd wordt, worden de documenten opgeslagen op online servers. De informatie wordt vaak beheerd via applicaties in de browser of een website (webbased). De nadelen van de fysieke dragers doen zich vrijwel niet voor bij archiveren in de cloud. Toch kent ook archiveren in de cloud enkele nadelen:

• Tenzij je als kerk zelf een serversysteem kunt onderhouden ben je altijd afhankelijk van een derde partij. Meestal zijn dit professionele bedrijven die servers onderhouden en het informatiebeheer hiervan voor hun rekening nemen. Goede afspraken over eigendomsrecht van de documenten, veiligheid, en wat er gebeurd bij een eventueel faillissement zijn dan erg belangrijk.
• Je bent afhankelijk van een goed werkend internet.
• In veel gevallen kost het geld om deze service te benutten. Wanneer dit niet zo is dan komt de rekening vaak op een andere manier zoals via reclames of door beperkte opslagruimte aan te bieden. Ook is er vaak minder duidelijkheid over de privacy-waarborgen (de documenten zijn zelf wel van jou, maar wat gebeurt er met de werkkopieën?).

Naast nadelen kent deze manier toch vooral voordelen:

• Flexibiliteit. De informatie is vanuit allerlei platforms en op bijna elke locatie met internet te raadplegen en te beheren. Je hoeft dus niet speciale kerklaptops o.i.d. te gebruiken of in de kerk te werken, omdat daar de dragers opgeslagen zijn.
• Makkelijk beheer van de toegankelijkheid. Via een goed werkend accountbeheer is het niet moeilijk om bijvoorbeeld het beheer over te dragen aan een opvolger of om gebruikers toe te voegen of te verwijderen.
• Veel minder problemen met ontoegankelijke of onleesbare stukken doordat er geen hardware nodig is voor raadplegen van de stukken. Voor wat betreft de software zullen de verschillende diensten ook vaak hun best doen om zoveel mogelijke formaten te ondersteunen.
• Veel minder gevaar van verlies van informatie vanwege brand of overstroming et cetera. Idealiter hebben de diensten serverstations op verschillende plekken in het land zodat zelfs wanneer één server het begeeft, altijd een andere server het kan overnemen. Dit is niet altijd het geval, dus het loont de moeite om hiernaar te informeren voordat men gebruik maakt van de diensten van zo’n bedrijf.

Samenvattend is het dus aan te bevelen om te zoeken naar een online methode van archiveren. Niet alleen vanwege bovengenoemde voordelen, maar ook al vanwege het simpele feit dat de hele samenleving steeds meer in de cloud opereert. Het afspelen/raadplegen van fysieke dragers zal steeds meer problemen op gaan leveren.

Welke diensten je gebruikt is afhankelijk van de middelen en tijd die je als kerkelijke gemeente beschikbaar hebt. Als er geen of weinig geld is, zul je wellicht kijken naar oplossingen als Google Drive of OneDrive. Je bent dan echter wel beperkt tot wat je van Google al dan niet mag doen. Daarnaast is de privacywaarborging bij dit soort bedrijven bedenkelijk. Wil je meer mogelijkheden hebben dan moet je in zee met bedrijven die op dit gebied gespecialiseerd zijn en online opslag aanbieden eventueel in combinatie met een documentmanagementsysteem.