Bij het vernietigen van papieren documenten is het belangrijk om te zorgen dat de betreffende documenten afzonderlijk worden bewaard. Het zou niet de eerste keer zijn dat ze toch weer tussen te bewaren archiefstukken terecht komen.
Dossiers, verzamelingen stukken en losse stukken worden voordat vernietiging plaats vindt, ontdaan van andere materialen zoals omslagen, ordners, plastic en paperclips.
Daarna kan het papier zelf worden aangeleverd bij een erkend papiervernietigingsbedrijf. Dat is belangrijk omdat de gegevens die worden vernietigd niet op straat terecht moeten komen en in verkeerde handen belanden. Zo zou het uitermate vervelend zijn als de formulieren met toezeggingen van gemeenteleden voor hun vaste vrijwillige bijdrage op de verkeerde plek terecht komen. Dat is zelfs strafbaar in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Zorg er dus goed voor dat onbevoegden geen toegang krijgen tot de te vernietigen informatie. Meegeven met het oud papier van de kerk of in de papiercontainer van de gemeente is dus geen goed idee.
Vaak weet een naburige archiefdienst wel een goed adres of wellicht wil deze het zelf meenemen in de eigen vernietigingsronde.