Zoals bij veel aspecten van informatiebeheer vallen opmerkingen over vernietigen uiteen in afspraken, gedrag en techniek.
Digitale informatie kan gemakkelijk worden gedeeld. Het vernietigen begint daarom bij het vooraf beperkt verspreiden, zodat inzichtelijk blijft welke informatie waar aanwezig is. Dit geldt zeker voor gevoelige informatie, zoals financiële gegevens, pastorale informatie en persoonsgegevens. Maak afspraken over wie toegang heeft tot vertrouwelijke gegevens.
Verder kunnen afspraken worden gemaakt over hoe te handelen wanneer iemand terugtreedt uit de kerkenraad, oudstenraad o.i.d. met betrekking tot de documenten op laptop, desktop, mobiel of tablet.
Met betrekking tot gedrag kan het wijs zijn elkaar erop aan te spreken of met elkaar mee te kijken bij vernietiging (het vier-ogenprincipe is heel gebruikelijk bij apotheken en banken). Denk ook aan het weggooien van de verwijderde bestanden uit de zogeheten ‘Prullenbak’!
Technisch zijn er diverse gradaties van vernietigen. Bij het verwijderen van bestanden van de netwerkschijf en het legen van de Prullenbak wordt slechts ‘administratief vernietigd’. Daarbij blijven de data op de achtergrond aanwezig, ook al zijn deze voor de Verkenner in Windows niet meer vindbaar.
Afgesproken kan worden dat alleen gewerkt wordt in een gedeelde omgeving in de cloud, zodat er geen documenten ‘lokaal’ staan. Maar die afspraak zal geen standhouden als bijvoorbeeld een keer op een locatie vergaderd is waar geen wifi beschikbaar was. Bovendien vergt zo'n cloudomgeving zelf ook een vorm van informatiebeveiliging. Gratis voorzieningen zijn handig en voldoen ruimschoots voor dagelijks gebruik. Wanneer de gebruiksvoorwaarden echter niet gelezen worden, zijn ook de eventuele risico's van het gebruik onbekend.
Voor het geval een pc of laptop bij de milieustraat wordt ingeleverd of aan een familielid wordt weggegeven, kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat de apparatuur professioneel wordt ‘schoongemaakt’ voor deze mag worden afgegeven.