Bij het selecteren van de archiefstukken op te bewaren en te vernietigen dossiers, is het belangrijk om een lijst op te stellen van te vernietigen informatie. De beschrijving hiervan dient in elk geval te omvatten: de naam van het kerkelijk orgaan, het soort stukken (bijvoorbeeld girostrookjes, presentielijsten) en de periode.
Als deze lijst is opgesteld (rekening houdend met de adviezen in de selectielijst die als bijlage is toegevoegd), wordt deze voorgelegd aan het orgaan binnen de kerkelijke gemeente die hierin een beslissing mag nemen. In veel gevallen is dat het college van kerkrentmeester of de kerkenraad, afhankelijk wat er is afgesproken bij het aanstellen van de archiefbeheerder.
Dit besluitvormde orgaan keurt de voorstellen van de archiefbeheerder al dan niet goed. Pas daarna kan worden overgegaan tot daadwerkelijke vernietiging.