Het voordeel van archief in eigen beheer is dat je er op elk moment toegang toe hebt. De andere kant is dat mensen van buiten de eigen kerkgemeenschap er dan juist minder makkelijk toegang toe hebben. Dat kan een voordeel zijn, omdat je dan zeker weet dat er niemand met de informatie aan de haal kan gaan. Het kan ook een nadeel zijn, omdat de kerk zo buiten beeld blijft in historische onderzoeken.
De reden waarom veel kerken overwegen om het archief over te brengen naar een archiefbewaarplaats is heel simpel: ruimtegebrek. Vooral bij kerken met een lange geschiedenis speelt dit een rol. Ook als er wel voldoende ruimte is, is het kerkgebouw vanuit het oogpunt van materiële condities en brandveiligheid niet altijd de beste bewaarplek.
Een goed alternatief is om het archief onder te brengen bij een gemeente- of streekarchief in de buurt. Voor deze archiefinstellingen zijn kerkelijke archieven een goede aanvulling op de aanwezige informatie over de plaatselijke geschiedenis. Draag hierbij alleen archief over dat niet veel meer bij de kerkelijke gemeente zelf gebruikt wordt, bijvoorbeeld alles ouder dan 10 jaar geleden. Voor de ledenadministratie kan hiervan worden afgeweken.
In de praktijk zullen de verenigingsarchieven met het kerkelijk archief meegaan naar de archiefinstelling, zodra verwerving door de archiefinstelling plaatsvindt. In feite is dit pas toegestaan wanneer de beheerder van het kerkelijk archief en die van het verenigingsarchief erover gesproken hebben en laatstgenoemde de eerstgenoemde toestemming geeft.
De archiefdienst zal waarschijnlijk voorwaarden stellen aan de manier waarop het archief aangeleverd wordt. Het is belangrijk dit van tevoren goed met de archiefdienst te bespreken. Maak daarnaast heldere afspraken over eigendoms- en gebruiksrechten. Leg al deze zaken vast in een overeenkomst. Zie ook Wat voor overeenkomst met een archiefinstelling en wat moet erin staan?