Dat is kortweg afhankelijk van het beleid van de archiefdienst en van de archivaris.
Sommige archiefdiensten beperken zich tot hun kerntaken: het beheren en beschikbaar stellen van overheidsarchieven. De meeste archiefdiensten verwerven ook particuliere archieven. Dit doen zij omdat een brede collectie het beter mogelijk maakt voor historisch onderzoekers om een dwarsdoorsnede van de samenleving te krijgen. Particuliere archieven vormen waardevolle aanvullende bronnen, met een eigen invalshoek en inhoud.
Of een archiefdienst een kerkelijk archief zal willen herbergen, is afhankelijk van het collectieprofiel, en ook van wat er al aanwezig is. Niet alles hoeft immers bewaard te blijven.
Daar komt – praktisch – bij dat niet alle archivarissen bereid zijn archief op te nemen dat nog ongeordend en onbeschreven is. Voor wie nog wil / moet starten met het bewerken van een archief, kan het raadzaam te zijn om eerst contact op te nemen met de archiefinstelling. Wellicht kunnen er al vooraf afspraken maken worden gemaakt over de manier van bewerken en opschonen van het archief of het gebruik van de juiste verpakkingsmaterialen.
Het kan tot de mogelijkheden behoren dat vrijwilligers (van de eigen kerk) dit doen onder begeleiding van een archiefmedewerker. Het kan ook zijn dat dit op eigen kracht gedaan moet worden. Dit digitale handboek helpt bij dit proces. Het volgen van archivalische richtlijnen over de juiste ordening en de materiële verzorging van documenten is uiterst belangrijk.
Schenking of bewaargeving?
Archief onderbrengen bij een archiefdienst gebeurt op grond van een overeenkomst. Er zijn twee hoofdvarianten: schenking en bewaargeving.
Bij schenking gaat de eigendom over op de archiefdienst, bij bewaargeving blijft de kerk eigenaar. Zolang een kerk bestaat of een rechtsopvolger krijgt (na een fusie), ligt het in de rede zich tot bewaargeving te beperken. Zie voor meer informatie hierover ook Wat voor overeenkomst met een archiefinstelling en wat moet erin staan?
Doorgaans is het in bewaring geven van archief kosteloos. Wel worden er vaak kosten in rekening gebracht als er eenzijdig een einde wordt gemaakt aan de overeenkomst.