De wereld verandert. Er was ooit een tijd dat niets of vrijwel niets werd opgeschreven. In de loop der tijd werd steeds meer vastgelegd, een proces dat zich in kerken vanaf de zeventiende eeuw begon te manifesteren. De ganzenveer, kroontjespen en typemachine hebben in het dagelijks leven al lang plaats gemaakt voor de computer, die vanaf het eind van de vorige eeuw steeds betaalbaarder is geworden. Verder heeft het internet een steeds grotere plaats gekregen in de communicatie, zeker met de ontwikkeling van online platforms en vergelijkbare technologieën.
Vrijwel alle informatie die een kerk ontvangt of creëert is tegenwoordig digitaal. Daarin verschillen kerken niet van andere organisaties. Digitaal werken heeft tal van voordelen, onder andere de snelheid van de verspreiding en de overbrugging van tijd en afstand. Dan rijst de vraag of de informatie ook digitaal bewaard wordt, of beter uitgeprint kan worden. Zie daarvoor B7. Papier of digitaal archiveren?
Een andere vraag is of digitale informatie goed bewaard kán worden. De mening dat digitale informatie op den duur onherroepelijk verloren gaat, is inmiddels achterhaald; de algemene opvatting nu is dat digitale archivering de voorkeur verdient boven uitprinten. Waarom?
- een digitaal archief is in beginsel veel beter doorzoekbaar dan een papieren archief, hoe goed het ook geordend moge zijn;
- de scriba of secretaris hoeft niet langer een hele plank met ordners in huis te hebben;
- er hoeft in de kerk geen archiefruimte beschikbaar te zijn, waarvan uiteindelijk bijna niemand meer weet wat er in ligt.
We zijn nu in het digitale tijdperk en zullen de archivering daarop moeten aanpassen, met alle voordelen én risico’s die daaraan verbonden zijn. Maar we mogen de voordelen als uitgangspunt nemen. De risico’s? Die zijn beheersbaar en dat zal in toekomst alleen maar beter worden.