Het moge dan zo zijn dat een digitaal archief de voorkeur verdient boven alles afdrukken en op papier bewaren, helemaal zonder risico’s is het bewaren van digitale informatie ook weer niet. Het grootste risico is de veroudering van bestandsformaten. Ook al zijn de bits en bytes behouden, dat wil nog niet zeggen dat ze weer leesbaar en voor het menselijk oog begrijpelijk te maken zijn. In de jaren ’90 dachten we dat het hebben van kwalitatief goede dragers de oplossing was: ‘zet alles maar op Cd-rom’ was een veel gehoorde leus. Maar die drager is al vrijwel uit het computer landschap verdwenen, en ook de DVD ondergaat hetzelfde lot.


Het probleem is voorlopig vooral de afhankelijkheid van de software waarmee de informatie is gemaakt, zoals Word en Excel, die elk een specifiek bestandsformaat hanteren. Ook dit probleem zal in de al dan niet nabije toekomst wel opgelost worden, maar voorlopig moeten we er wel rekening mee houden.


De vraag rijst dus wat de beste manier is om digitaal te archiveren. Geen enkel archief is beter dan de documenten waaruit het bestaat. De informatie moet authentiek, betrouwbaar, integer en bruikbaar zijn. Er is een NEN-norm (NEN-ISO 15489) voor archief- en informatiebeheer die deze eisen aan een archief stelt. En deze eisen gelden ook kerkelijk archief. Wat houden ze in?

  • Integer betekent dat de informatie niet ongeautoriseerd verwijderd of gewijzigd mag zijn;
  • Bruikbaar houdt in dat de informatie kan worden gevonden, leesbaar getoond kan worden en te interpreteren is;
  • Authentiek wil zeggen dat het document is wat het beweert te zijn, dus bijvoorbeeld dat een kopie van een verzonden brief of e-mail gelijk is aan de verzonden brief zelf;
  • Betrouwbaar brengt met zich mee dat de notulen van een kerkenraadsvergadering werkelijk op de in die notulen vermelde dag zijn gehouden; ook moet een document volledig zijn. Daarin verschillen digitale documenten niet van papieren documenten. Zo is het van belang dat documenten gedateerd zijn, maar ook dat duidelijk is welke status ze hebben (vastgesteld, concept, kopie). Ook de ondertekening kan belangrijk zijn; dat kan tegenwoordig ook goed digitaal. Zie daarvoor B9. Welke documenten kun je beter met de hand blijven tekenen en B10. Wat wordt verstaan onder een digitale handtekening en wat kan een kerk hiermee?