Onder wiens verantwoordelijkheid valt het beheer van kerkelijke archieven? Dit hangt af van de organisatiestructuur en de taken en rollen binnen de kerkelijke gemeente. Hieronder zijn de meest voorkomende constructies uitgewerkt.


Protestantse Kerk in Nederland


In de Protestantse Kerk in Nederland kunnen zich twee situaties voordoen. (1) Indien de gemeente kleinschalig is en niet uit wijkgemeenten bestaat, hebben  ouderlingen, ouderlingen-kerkrentmeester en diakenen in één kerkenraad zitting. In zo’n situatie zijn het de kerkrentmeesters die zeggenschap hebben over alle stoffelijke belangen van de kerk, waaronder de  archiefzorg.

In een grotere gemeente die uit meerdere wijkgemeenten bestaat, zijn de colleges van kerkrentmeesters en van diakenen een zelfstandige rechtspersoon, die een eigen archief beheren.

Op wijkniveau beheren de kerkrentmeesters de archieven van zowel hun kerkrentmeesterij als dat van de kerkenraad, waaronder eveneens de diaconale archieven  vallen. Binnen één kerkenraad zullen de informatiestromen moeilijk te scheiden zijn. 


Hersteld Hervormde Kerk


In de Hersteld Hervormde Kerk is de situatie hetzelfde als bij de Protestantse Kerk in Nederland, zij het dat zelden sprake is van een meerwijkse gemeente. 

Er zijn twee varianten wat betreft de kerkvoogdij. In de ene variant zijn kerkvoogden lid van de kerkenraad, wat ‘aangepast beheer’ heet. In de andere kent de hersteld hervormde gemeente het ‘vrij beheer’. Vrij beheer wil  zeggen dat de kerkvoogden geen verantwoording aan de centrale kerkenraad schuldig zijn over het beheer van de stoffelijke goederen en andersom dat de kerkenraad niets te zeggen heeft over het door de kerkvoogdij gevoerde beheer. Het zijn strikt gescheiden colleges, die autonoom handelen. Bij ‘vrij beheer’ is het dus zo dat beide colleges hun eigen archief beheren.


Rooms-Katholieke Kerk


In een rooms-katholieke parochie is het parochiebestuur beheerder van het archief, maar ook van het pastoorsarchief, omdat de pastoor  in dienst is van het parochiebestuur. 


Afgescheiden kerken


In gereformeerde kerken die ontstaan zijn in de traditie van de Afscheiding (1834) geldt de regel dat de archieven van een plaatselijke gemeente worden beheerd door de commissie van beheer of soortgelijke, wellicht anders genoemde, organen. Het komt ook voor dat het beheer is belegd bij de scriba, een ander lid van de kerkenraad of bij een vrijwilliger. De eindverantwoordelijkheid ligt echter altijd in handen van de kerkenraad.


Kerkelijk gebonden verenigingswerk en commissies


In vrijwel alle gemeenten zijn er wel verenigingen en commissies actief. Verenigingen zijn er in allerlei vormen, met beperkte en meer uitgebreide rechtsbevoegdheden. Wanneer verenigingen een zelfstandige rechtspersoon zijn, voeren ze ook het beheer over hun archief. Als het goed is, staat er iets over in de statuten. Normaal gesproken is de secretaris verantwoordelijk voor het beheer.


Wanneer een samenkomst van gemeenteleden niet plaatsvindt binnen de structuur van een vereniging, is de kerkenraad de archiefbeheerder van de archiefstukken die mogelijk uit de activiteit voortvloeien. Deze constructie komt niet vaak voor.

De archieven van door de kerkenraad ingestelde commissies horen thuis in het archief van een kerkenraad.