Welke kwaliteiten moet een archivaris bezitten? Aangezien een archivaris in kerkelijke gemeenten meestal een vrijwilliger is, kunnen geen professionele vaardigheden worden verwacht. Dit bij wijze van kanttekening vooraf. Toch is het belangrijk als binnen een kerkelijke gemeente een archivaris wordt gezocht met bepaalde competenties.
Aan welke competenties kan gedacht worden?
1. Een archivaris kan vaststellen welke documenten opgenomen worden en welke niet.
Toelichting: niet alle documenten hoeven permanent in het archief te worden opgenomen. Bewaard wordt minimaal wat tot de kerntaken behoort en wat exemplarisch is voor uw kerkelijke gemeente. Het gaat om documenten die ertoe doen, ongeacht de vorm, dus papier en/of digitaal in diverse vormen. Zie ook Wat moet er bewaard blijven?
2. Een archivaris kan samenhang tussen de werkprocessen herkennen.
Toelichting: de werkprocessen binnen een organisatie en daarom binnen een archief hangen met elkaar samen. Een kerkenraad vergadert bijvoorbeeld samen met de diaconie over het armoedebeleid. De ouderlingen nemen hun verantwoordelijkheid door extra bezoeken te brengen, maar de diakenen verstrekken extra middelen op dezelfde adressen. Dit inzicht helpt bij het structureren van informatie en ook bij informatieverstrekking.
3. Een archivaris weet welke maatregelen nodig zijn om de archieven goed te beheren en te behouden voor de toekomst.
Toelichting: er moet enige kennis zijn van de juiste wijze van archiveren en opslag, papier en digitaal. Het kan raadzaam zijn dit bij verschillende personen te beleggen, die wel met elkaar afstemmen.
4. Een archivaris verstrekt op tijd de documenten, rekening houdend met de context.
Toelichting: wanneer een gemeentelid vraagt om inzage in de correspondentie van de jongelingsvereniging uit 1950, uit interesse naar een bepaald thema, geeft de archivaris hem binnen redelijke termijn de correspondentie uit 1950. Niet bijvoorbeeld enkele brieven uit dat jaar, waarin hij de meeste kans heeft om iets te treffen over het thema, maar ruimer. De context telt voor een onderzoeker mee.
5. Een archivaris verdisconteert de toepassing van de AVG en de Auteurswet in de wijze van beheer en verstrekking.
Toelichting: leg in het informatiebeleid vast hoe u hiermee omgaat. Zie de onderdelen van dit handboek rond AVG en Auteurswet.
6. Een archivaris signaleert tijdig risico’s en problemen en kaart deze aan.