Dubbelingen komen in elk archief voor. Dit kan functioneel zijn als bijvoorbeeld een e-mail door de ene functionaris wordt verzonden en door een andere functionaris wordt ontvangen en beiden de mail in hun (deel)archief opbergen.
Onnodig dubbele exemplaren van dezelfde informatie kunnen worden voorkomen door o.a.:
- Afspreken wie in welke commissie, taakgroep e.d. de relevante informatie archiveert;
- In de hele kerk of gemeente voor documenten dezelfde naamconventies hanteren;
- Samenwerken in een gedeelde omgeving in de cloud, zodat documenten niet op allerlei afzonderlijke computers worden opgeslagen;
- Voordat informatie naar het uiteindelijke archief gaat, zoeken naar dubbelingen.
Overigens is het zinvol om elke 5 jaar de vastgelegde informatie na te lopen om onbelangrijk geworden informatie te verwijderen (houd als minimum de selectielijst aan; zie bijlage).