De mogelijkheid tot inzage is afhankelijk van de rol van de gebruiker of bezoeker.
Allereerst is er de eigenaar, de instantie die het archief heeft gevormd. Dat kan de kerkenraad zijn, maar ook de diaconie. Daarnaast kan voor bijvoorbeeld een ledenadministrateur, een commissie of een vereniging inzage nodig zijn voor bepaalde werkzaamheden. Voor (nieuwe) functionarissen van de archiefvormer is het raadzaam om de inzageverzoeken aan de informatie die zij nodig hebben voor het uitoefenen van hun taken. Daarbij is de richtlijn dat informatie verstrekt wordt die relevant is voor de betreffende functie. Dit met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. In kerkelijke archieven worden immers de persoonlijke gegevens van de gemeenteleden verwerkt.
Een voorbeeld: Een nieuwe diaken mag het diaconiearchief raadplegen om keuzes in beleid en steunverlening te kunnen reconstrueren, zodat hij op zijn beurt verantwoorde keuzes kan maken. Voor een bestuurslid van een kinderclub of jeugdvereniging doet die informatie niet ter zake, zodat die persoon geen toegang mag krijgen tot het diaconiearchief.
Blijf daarom bij elk verzoek om inzage de vraag stellen waarvoor de inzage dient – en wees terughoudend(er) als het gaat om gevoelige gegevens of dossiers. Het kan verstandig zijn regels op te stellen die richting geven.
Een andere categorie is die van geïnteresseerde derden: uit eigen gemeente of daarbuiten. Dat kan zijn voor historisch, sociaal-wetenschappelijk of andersoortig onderzoek. Uiteindelijk is dit het lange-termijn-bewaardoel van archiefmateriaal, dus het is goed hiervoor open te staan.
Bij kerkelijke archieven (particulier eigendom), mag de eigenaar zelf bepalen of en zo ja wie toegang krijgt tot informatie.
Een praktische richtlijn is om bij het verzoek te informeren welk doel het verzoek dient en afspraken te maken over het verwerken en publiceren van de gevonden informatie. Bij oudere informatie is dit doorgaans makkelijker dan bij recente informatie, omdat bij oudere informatie de betrokkenen reeds (geruime tijd) overleden zijn.
Zie ook Welke voorwaarden mag je stellen aan toegang tot het archief? voor een uitgebreide toelichting over het geven van inzage.