Het is bij particuliere archieven, waartoe kerkelijke archieven behoren, aan de eigenaar om te bepalen wie toegang krijgt, en zo ja op welke voorwaarden. Alles mag, maar niet alles is aan te bevelen.
Van belang is de vraag waar het archief zich bevindt. Is het nog in eigen beheer, of is het in bewaring gegeven bij een archiefinstelling?
Eigen beheer
Als het archief in eigen beheer is, heeft de ledenadministrateur, de scriba, secretaris of archivaris een kader nodig over hoe om te gaan met inzageverzoeken. De kerkenraad stelt dit kader vast voor organisaties die onder hem vallen. Zelfstandige organen, bijvoorbeeld een zangvereniging onder eigen bestuur, beslissen hier zelf over.
Ouder archief is als het goed is in beheer bij de archivaris, die zich – als een instructie ontbreekt – hiervoor het beste kan houden aan landelijke richtlijnen en gewoontes.
De hoofdregel is dat archiefmateriaal niet voor niets wordt bewaard en dat raadpleging valt toe te juichen. Als het om oudere archivalia gaat, kunnen voorwaarden achterwege blijven, of lichter zijn dan wanneer het recente informatie is.
Kernvragen zijn altijd:
- Wat is iemands doel?
- Wat gaat de raadpleger doen met wat er wordt gevonden?
- Kan iemand schade lijden door publiciteit?
Schade valt te onderscheiden van de vraag of misschien nog levende betrokkenen het léuk zullen vinden dat bepaalde informatie op tafel komt. Dit vergt een inschatting en een belangenafweging.
In bewaring bij een archiefdienst
Bij bewaargeving aan een archiefinstelling worden de inzagebepalingen vooraf besproken en vastgelegd in de overeenkomst van bewaargeving. Vraag gerust om advies. In de archiefsector komt dit regelmatig voor en de archivaris van de archiefinstelling kan op dit punt adviseren. Er kan ook advies ingewonnen worden bij een archiefconsulent van de SKI of het eigen kerkgenootschap.
Het is goed mogelijk dat de archivaris van de archiefinstelling informatie nodig heeft om te kunnen meedenken, of onderdelen eerst zal willen zien.
De bescherming van de persoonlijke levenssfeer is het meest aangelegen punt. Hier is de wetgeving (AVG) maatgevend, maar er komt ook een risico-inschatting bij kijken. Deze kan en zal de archivaris niet zonder de bewaargever maken. Hoe dan ook moet er duidelijkheid komen over de voorwaarden waaronder de archiefinstelling informatie beschikbaar kan stellen aan geïnteresseerden. Deze voorwaarden worden vastgelegd in de overeenkomst van in bewaargeving. Zie hiervoor ook [link F8]
In deze overeenkomst wordt aangegeven voor welke onderdelen inzagebeperkingen gelden. De overige archiefonderdelen zijn openbaar. Deze openbare archiefstukken kunnen buiten u om opgevraagd en ingezien worden bij de archiefinstelling.
In het geval van beperkt openbaar archief zijn er twee opties:
- Afhandeling van inzageverzoeken overlaten aan de archiefdienst;
- Zelf de vinger aan de pols houden door de archiefdienst voor inzageverzoeken door te laten verwijzen.
In het eerste geval wordt de archivaris van de archiefinstelling verantwoordelijk voor de afwegingen rond inzage, wat maakt dat hij mogelijk vooraf meer en/of andere eisen wil vastleggen in de overeenkomst.
In het tweede geval wordt het inzageverzoek ingediend bij de archiefinstelling, maar zal de archiefinstelling het inzageverzoek ter goedkeuring voorleggen aan de contactpersoon van de kerk.