Bij termijnen denken we aan hoe lang het nodig is documenten niet-toegankelijk te maken voor derden. Op den duur wordt alles geschiedenis. Informatie is altijd tijdelijk van vertrouwelijke aard. De ‘leeftijd’ van documenten is een belangrijke factor om mee te rekenen.
Onder de AVG geldt voor bepaalde personen een inzagerecht (zie Voor wie geldt een zogeheten inzagerecht?). Daar gaat het hier niet over. Omdat kerken wettelijk een eigen statuut hebben, mogen zij bij vragen om inzage zelf bepalen onder welke voorwaarden iemand inzage krijgt in het archief en welke beperkingstermijnen er gehanteerd worden. Er is een tendens om hier steeds meer garanties in te bouwen, zodat er niets ‘mis’ zal gaan, met als gevolg ‘voor de zekerheid’ zeer lange beperkingstermijnen. Dit lijkt ons niet nodig. Er ligt een verantwoordelijkheid bij de archiefeigenaar, maar ook bij onderzoekers, waaronder professionele historici. Ook in openbare bronnen staan gegevens waar zij niet alles mee mogen doen wat ze misschien willen. Bedacht moet worden dat de privacywetgeving altijd geldt (tenzij iemand overleden is), ook als een formele inzagedrempel als een termijn verlopen is. Zorgplicht en de verantwoordelijkheid van onderzoekers moeten met elkaar in balans worden gebracht.
Functie van een beperkingstermijn
In het algemeen geldt dat een openbaarheidsbeperking er helderheid over geeft dat de documenten vertrouwelijke informatie (kunnen) bevatten. De omgang hiermee vereist zorgvuldigheid. Een termijn is niet bedoeld als een slot dat slechts open kan na afloop. Niet openbaar is niet hetzelfde als niet-raadpleegbaar. Ook tíjdens de periode kan onder voorwaarden ontheffing worden verleend. Zie Wie mag toegang krijgen tot het archief? en Welke voorwaarden mag je stellen aan toegang tot het archief?
Termijnen
Voor registers met persoonsgegevens is het aanbevelenswaardig om aan te sluiten bij de termijnen uit de Wet Basisregistratie Personen. Dat is consistent met vergelijkbare bronnen. Zie de Notitie-openbaarheid-doop-belijdenis-en-trouwboeken-2015.pdf, die hieronder als bijlage is opgenomen. Binnen deze termijnen kan een kerkelijk bureau, ledenadministrateur of scriba onder voorwaarden afzonderlijke gegevens verstrekken, dus zonder inzage te geven in de boeken zelf.
Voor overige archiefstukken verwijzen we naar de Handreiking voor plaatselijk kerkelijk archief.pdf van de PKN, die hieronder als bijlage is opgenomen. De richtlijnen voor papieren archief zijn over het algemeen goed bruikbaar, afgezien van diaconaal archief, waarvoor 50 jaar ons voldoende lijkt. Deze handreikingen hebben onze voorkeur boven de, ook moeilijk toepasbare, Richtlijnen-openbaarheid-relig-en-levensbes-archieven-incl-tabel.pdf, die hieronder voor de volledigheid ook als bijlage is opgenomen.
Papier of digitaal?
Een factor om rekening mee te houden is het verschil tussen papieren en digitaal archief. Papieren archief kan alleen op locatie worden ingezien, digitaal archief kan gaan ‘zwerven’. Als dit op internet kom te staan, geldt het als publicatie. De aanbevolen termijn voor digitaal archief is in genoemde handreiking vrijwel standaard ‘110 jaar na ontstaan’. Het is de vraag of de beheersingsdrang hier nog proportioneel kan heten. Vooralsnog is dit punt niet urgent, omdat er nauwelijks digitaal kerkelijk archief in beheer bij archiefdiensten is en de belangstelling voor recente documenten beperkt is. Ons lijkt hier nadere doordenking en motivatie nodig.