Een archivaris of scriba is verantwoordelijk voor het archief dat onder zijn beheer is. Hij/zij zorgt ervoor dat de documenten netjes geordend zijn en makkelijk geraadpleegd kunnen worden. Dat is ten slotte een belangrijk doel van archiveren: zorgen dat de bewaarde informatie snel terug te vinden is.
Toch is dat niet het enige doel, aangezien je ook wilt voorkomen dat er informatie in verkeerde handen terechtkomt, in een slechtere toestand raakt, of verdwijnt. Zodra er materiaal uitgeleend worden, is het moeilijk te controleren wat ermee gebeurt. Je weet niet hoe er met de documenten omgesprongen wordt, wie er allemaal in kijkt, en of ze wel teruggebracht worden. Daarom is het beter om ze op locatie onder toezicht in te laten zien.
Als er toch voor wordt gekozen om archiefmateriaal uit te lenen, zorg er dan voor dat dit onder duidelijke voorwaarden gebeurt. Voeg een notitie in het archief in op de plek waar er materiaal is uitgeleend, door wie en wanneer. Laat de lener een document ondertekenen waarin hij belooft zorgvuldig en vertrouwelijk met de stukken om te gaan. Noteer ook de datum waarop ze terug moeten zijn. Vraag er actief naar zodra deze datum verstreken is.