Op enig moment gebeurt het. De archiefruimte is overvol. Of een archiefinstelling zoekt contact. Uw archief komt in aanmerking voor opname in de archiefbewaarplaats, omdat het behoort tot het cultureel erfgoed.
Zodra het archief van de kerk door de archiefinstelling is verworven, wordt het archief door die instelling beheerd. Kern daarvan is dat voor dit archief net zo goed gezorgd wordt als voor de archieven van de overheid en dat derden kennis kunnen nemen van het kerkelijk archief. Historisch onderzoek wordt volop mogelijk.
Voor het zover is, stelt u met de archiefinstelling een overeenkomst op. Er kan gekozen worden tussen schenking en bewaargeving. Beiden zijn vormvrij, dat wil zeggen er is enige vrijheid in de afspraken die wederzijds worden gemaakt en een handtekening onder de akte is niet verplicht.
Het mag zelfs mondeling geregeld worden, waarbij schenking in principe een eenzijdige rechtshandeling is. Wij raden dit af. Ook al is het vormvrij, de rechtshandeling is niet ‘vogelvrij’. In alle gevallen dient er bewijskracht aan ontleend te kunnen worden, want ook zaken als de bescherming van persoonsgegevens en het auteursrecht moeten worden geregeld.
Schenking of bewaargeving?
Van oudsher worden kerkelijke archieven in bewaring gegeven, tenzij een kerk ophield te bestaan en er geen rechtsopvolger was. Doorgaans willen bestaande organisaties, ook kerkelijke gemeenten, graag eigenaar van hun archief blijven.
Er zijn verschillende redenen om, gezien het huidige speelveld, tot schenking over te gaan.
- De Archiefwet is bedoeld voor bewaring voor ‘de eeuwigheid’. Het Burgerlijk Wetboek echter geeft als definitie van bewaarneming, dat a) er sprake moet zijn van een zaak (bijvoorbeeld een archief), b) de ene partij deze zaak moet toevertrouwen aan de andere partij en c) de andere partij de zaak moet bewaren en teruggeven.
- Voor inzage in beperkt openbare archiefstukken is toestemming van de bewaargever nodig. In het huidige tijdsgewricht, waarin kerken vaak fuseren, blijkt het vaak moeilijk na te gaan waar de bewaargever gebleven is.
Doorslaggevend zijn deze redenen niet. Zorg er in ieder geval voor dat de contactgegevens van de gemeente bij de archiefinstelling up to date blijven; kies bijvoorbeeld voor een algemeen contactadres zodat de archiefinstelling u ook in de toekomst kan benaderen voor het afhandelen van inzageverzoeken.
Wanneer wordt overgegaan tot bewaarneming, wat in sommige situaties tot heden verplicht is (in bijvoorbeeld de RK-kerken), is het zaak dat in het kader van het vormvrije karakter van de overeenkomst afspraken gemaakt worden die passen bij het karakter van de Archiefwet, bij de AVG en de Auteurswet. Bijgaand een model. Voor de wijze van tekenen verwijzen we naar het lemma over de handtekening, Wat wordt verstaan onder een digitale handtekening en wat kan een kerk hiermee?