Het is niet zo dat een digitaal archief niet ingedeeld hoeft te worden, omdat alles toch wel full text doorzocht kan worden. Een goede, heldere mappenstructuur heeft wel degelijk meerwaarde, omdat ze betekenis geeft aan documenten. Het is bijvoorbeeld van belang om te weten of een bepaald stuk in een vergadering is behandeld, of dat het zomaar een losse notitie was waarop nooit een besluit is genomen. De indeling van een digitaal archief is niet wezenlijk anders dan van een papieren archief. Zie hiervoor de bijlage Mappenstructuur.
Documenten die bij elkaar horen, moeten ook bij elkaar geplaatst worden en bij elkaar blijven. Een logische eerste stap is dat elk orgaan of commissie zijn eigen archief bijhoudt. Dat is ook een eerste begin om te regelen wie wat mag inzien.
Hoe elk van die archieven ingedeeld worden, hangt voor een deel af van de taken en werkwijze – en al te vaak ook van de persoonlijke smaak van de scriba of secretaris. Maak in ieder geval afzonderlijke mappen voor notulen, jaarverslagen of verslaglegging en financiën. Maar houd het wel simpel; een complexe structuur is op den duur alleen nog begrijpelijk voor degene die haar heeft bedacht. Een mappenstructuur moet overdraagbaar zijn, dat wil zeggen ook duidelijk voor de opvolger.
De archivering van e-mail geeft soms wat meer problemen. Idealiter wordt elk bericht netjes in de map gezet waarin het thuis hoort, maar de praktijk is weerbarstiger. Bijlagen moeten in elk geval naar de juiste map, maar hele reeksen berichten – aan elkaar geregen doordat steeds op de ‘Beantwoorden’-knop is gedrukt en waarvan in de loop van de conversatie het oorspronkelijke onderwerp uit het oog is verloren – die berichten zijn moeilijk te plaatsen. Het is dan ook een pragmatische oplossing om de hele reeks e-mail als geheel te archiveren, waardoor ze in elk geval doorzoekbaar is. Zie uitgebreider C4. Hoe kunnen e-mails worden gearchiveerd?