Het is verstandig als kerk informatiebeleid op te stellen, dat wil zeggen een strategie uit te zetten voor het informatiebeheer. In het informatiebeleid worden uitspraken gedaan over de manier waarop de kerk als organisatie met informatie omgaat en het doel dat daarmee wordt beoogd.
In informatiebeleid komen de volgende aspecten aan bod:
1. Korte omschrijving van de omvang, taken en informatieprocessen van de kerkelijke gemeente, in samenhang met financiële mogelijkheden.
2. Beschrijf de te gebruiken ICT-voorzieningen en hoe deze worden gebruikt.
3. Welke doelgroepen worden bereikt met een type informatievoorziening?
4. Wie beheert de ICT-voorzieningen?
5. Hoe worden de ICT-voorzieningen onderhouden?
6. Welke vorm van informatiebeveiliging wordt toegepast?
7. Wie kan er toegang krijgen tot informatie en onder welke voorwaarden? Zie de lemma’s onder Gebruik.
8. Hoeveel jaar is het informatiebeleid geldig?
9. Wanneer vindt bijstelling van het informatiebeleid plaats?
10. Wie stelt het beleid vast en bewaakt de uitwerking van het informatiebeleid?
Maak het informatiebeleid praktisch. Zet bijvoorbeeld afspraken zwart-op-wit over de uitwisseling van informatie binnen een kerkenraad. Het heeft geen zin afspraken te maken waar niemand zich aan gaat houden, dus houd het werkbaar – en maak het bespreekbaar als er verbeteringen nodig zijn. Beter een bescheiden informatiebeleid dat echt gepraktiseerd wordt dan een papieren tijger.